Secretariado Ejecutivo

Objetivos de la Carrera

Dar mayor eficiencia a la gestión organizativa y administrativa de una empresa o institución.


Perfil Profesional

Este profesional se desempeña en servicios de oficina del área administrativa, donde realiza labores de secretariado en apoyo a las funciones ejecutivas y aporta al logro de un ambiente armonioso de trabajo en equipo.

Posee conocimientos en técnicas de administración, contabilidad básica, dominio básico de idiomas, uso computacional y dominio de técnicas de comunicación.


Tareas o actividades específicas ques se realizan en la profesión

Descongestiona al ejecutivo de tareas administrativas y operativas. Para ello:

Organiza el trabajo de la oficina y maneja adecuadamente los *recursos utilizados en el desarrollo de sus actividades.

Prepara calendarios de trabajo.

Organiza la agenda en coordinación con el jefe, concertando y confirmando citas, coordinando reuniones y viajes.

Clasifica, ordena, codifica y archiva documentos.

Redacta reportes y documentos en base a una idea planteada por su superior.

Realiza correcciones ortográficas y gramaticales de la documentación a producir.

Digita en computador toda clase de documentos como cartas, memorándum, etc, corrige, elimina y realiza compaginaciones obteniendo documentos de óptima presentación haciendo uso de *editores de textos.

Elabora y traduce documentos en idioma extranjero.

Atiende y distribuye llamadas telefónicas.

Lleva a cabo la recepción, distribución, reproducción, manipulación y envío de documentación e información vía Fax y correo electrónico.

Organiza la correspondencia a ser enviada y también la recibida, de acuerdo a normas establecidas.

Almacena, recupera e imprime en forma computacional, información y registros de la empresa.

Hace uso de trabajo en red e Internet.

Confecciona formularios de pagos de *imposiciones y declaración de impuestos.

Asegura la preservación de los documentos y lleva control de los archivos.

Maneja un sistema de control y seguridad de la información confidencial.

Planifica la eliminación y disposición de la documentación obsoleta e inactiva.

Opera el computador y organiza *archivos, *directorios, copia, borra, cambia de nombre y da *formato a discos, utilizando *Sistema Operativo Windows.

Arma, modifica e imprime diferentes hojas de trabajo, ya sea de información *financiera, de información *estadística, plantillas de cálculos *contables, información de ventas y compras, etc., haciendo uso de *Excel.

A solicitud de su superior elabora informes, respecto de hechos o situaciones producidas dentro y fuera de la empresa.

Atiende y da buen servicio a clientes.

Realiza actividades comunicacionales y de *relaciones públicas, manteniendo una comunicación fluida con otras organizaciones que se relacionan con la empresa.

Desarrolla eventos y certámenes respetando un protocolo y diplomacia.

Prepara presentaciones visuales haciendo uso de *software.

Campo Ocupacinal

Empresas Públicas

Empresas Privadas

Bancos

Compañías de seguro

Administradoras de Fondos de Pensiones (AFP)

Ministerios

Consulados

Colegios Fiscales y Particulares

Organizaciones no gubernamentales

Microempresas Propias

Agencias de Viajes

Agencias de Publicidad

Instituciones promotoras de Eventos Sociales y Culturales

Aeropuertos

Empresas de Telecomunicaciones

Duración aproximada de los años de estudio.

2 a 3 años.


Principales asignaturas contempladas en el plan de estudios.

Asignaturas de formación Básica.

Comunicación Oral y Escrita (3 semestres)

Área profesional

Organización y *Administración de Oficina

Técnicas de Secretaría (3 semestres)

Redacción Comercial (2 semestres)

*Mecanografía

*Taquigrafía y *Transcripción

*Documentación Mercantil

*Técnicas de Archivo

Inglés Comercial (2 semestres)

*Software de Aplicación (Windows-Internet)

Organización de Eventos

Etiqueta y Protocolo

*Marketing y Publicidad

Ética Profesional

Asignaturas de formación Complementaria

*Contabilidad Básica

*Contabilidad de Costos y Servicios

*Legislación Laboral

*Legislación Tributaria

Psicología del Trabajo


Especialidades

Puede especializarse en Relaciones Internacionales.

Vocación, Habilidades e Intereses necesarios en el postulante a esta carrera.

Intereses

Motivado por el servicio a las personas.

Orientado al logro de objetivos concretos.

Gusto por la *gestión.

Interés por el detalle y rigurosidad en la organización de trabajos o actividades.

Valoración por la información y el cuidado y orden de sus cuadernos y libros.

Interés por el trabajo en equipo.

Gusto por la manipulación de papeles y artículos de escritorio.

Agrado por el orden y la buena presentación, tanto personal como del espacio donde convive.

Agrado por un ambiente de oficina.

Habilidades

Capacidad de organización

Habilidad negociadora

Habilidades de comunicación oral y escrita

Buena Ortografía

Capacidad de síntesis

Aceptación de normas de protocolo y de cortesía

Buenas relaciones interpersonales


Vocación.

Vocación de servicio, asistiendo a las personas en la organización y armonía del desarrollo de un trabajo.

O cualquier sueño o anhelo específico que se sienta involucrado u orientado hacia esta dirección.

Personalidad del postulante

Práctico

Proactivo

Observador de la actitud de las personas

Conciliador

Convencional


Ámbito de trabajo

Urbano

Trabajo de oficina

En contacto con personas


Carreras afines y relacionadas

Técnico Jurídico (Asistente Judicial), Técnico en Administración de Empresas, Técnico en Administración Pública, Técnico en Administración de Recursos Humanos, Técnico en Administración Turística.


Glosario de Términos

*Administración: Administrar: dirigir, gobernar, conducir, determinar el rumbo, determinar las *políticas a seguir.

*Archivos: Conjunto de documentos conservados por personas públicas o privadas con fines de información, de gestión, defensa de derechos, investigación, etc.

*Contabilidad Básica: Orden adoptado para llevar las cuentas en debida forma.

*Contabilidad de Costos: Registro de los costos de las Organizaciones, identificando los tipos de costos existentes dentro de una empresa ya sea provenientes de la producción, por material averiado, etc. aplicando distintos sistemas para su cálculo y haciéndola útil en la toma de decisiones.

*Contables: Relativo a la *Contabilidad.

*Directorio: En informática un directorio es un contenedor virtual, equivalente al índice de los libros tradicionales en papel; que entrega información acerca del nombre de los archivos que contiene, haciendo alusión a su contenido, propósito o cualquier otro criterio del usuario.

*Documentación Mercantil: Son aquellos documentos comerciales que merecen confianza y credibilidad. Sirven para aprobar la realización de una operación mercantil. Ejemplos: Recibos, Facturas, Cheques, Pagarés, Letras de Cambio.

*Editor de texto: Es un *software destinado a la creación o modificación de documentos escritos por medio de una computadora.

*Excel: Es un *software destinado a manejar hojas de cálculo, incorporando en él fórmulas matemáticas utilizadas normalmente en tareas *financieras y *contables.

*Estadísticos: Estadística: La estadística es una ciencia con base matemática que busca explicar *fenómenos aleatorios. En ello recolecta, analiza e interpreta datos con el objeto de resumir y describir las características de un conjunto de datos.

*Fenómeno Aleatorio: fenómeno que se produce al azar, no sigue un patrón, secuencia u orden determinado.

*Financiera: Finanzas: Las Finanzas tratan la obtención y determinación de los flujo de fondos (entrada y salida de dinero) que requiere la empresa, además de la distribución y administración de esos fondos con el objeto de maximizar el valor económico de la empresa.

*Formato a discos: Dar formato a un disco es prepararlo para recibir información, organizándolo en pistas y sectores que servirán de referencia para la localización de la información en el disco.

*Gestión: Gestionar: Hacer las averiguaciones y trámites para sacar adelante un proyecto o tarea.

*Imposiciones: Aportes monetarios que realizan los trabajadores y sus empleadores a las Administradoras de Fondos de Pensiones (AFP). Estos tienen por objeto asegurar una pensión al trabajador al término de su período activo.

*Legislación Laboral: conjunto de principios y normas jurídicas que regulan las relaciones entre empleador y trabajador.

*Legislación Tributaria: Conjunto de normas jurídicas que establecen el pago obligatorio de impuestos, los que se destinan al sostenimiento de los gastos públicos y del Estado.

*Marketing: Rama de la administración de empresas que estudia todas las funciones que debe realizar una empresa para investigar las necesidades del consumidor y traducir dicha información en la creación , producción e introducción de nuevos productos al mercado, para lo cual se requiere desarrollar actividades de investigación de mercados, planificación del producto, promoción de ventas, ventas y distribución de él.

*Mecanografía: Introducción de texto en un dispositivo por medio de un teclado, como los que poseen los computadores o las calculadoras.

*Políticas: criterios, modos o puntos de vista desde los que se enfrenta una situación.

*Recursos: Con lo que se cuenta o a lo que se puede recurrir para apoyar nuestros propósitos.

*Relaciones Públicas: Disciplina orientada a las estrategias y acciones comunicacionales de la empresa.

*Sistemas Operativos: Corresponde al estudio del software o conjunto de programas dedicados al funcionamiento interno del computador e interpretación de las órdenes dadas por el usuario.

*Software: Término general con que designa los diversos tipos de programas computacionales.

*Taquigrafía: Sistema de escribir tan ligero como se habla utilizando signos especiales.

*Técnicas de Archivo: Forma de recepcionar, ordenar, clasificar y conservar adecuadamente los documentos en un lugar determinado con la finalidad de localizarlos fácil y rápidamente y protegerlos de pérdidas o deterioros.

*Transcripción: Traspaso de un texto escrito de un sistema de caracteres a otro, como puede ser traspasar algo escrito en signos taquigráficos a los caracteres propios del idioma.



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